Trousse internationalePréparez une tournée vers l’international

Préparatifs

La logistique

Fiche et devis technique

La fiche et le devis technique sont réalisés pour permettre le déroulement du spectacle dans les meilleures conditions possibles en fonction d’un lieu idéal avec le matériel adéquat. Ils ne sont pas nécessairement adaptés à toutes les configurations ; le régisseur du spectacle doit toutefois avoir connaissance des salles et de leur équipement. Il peut ainsi adapter sa fiche et son devis technique en fonction du lieu. Ces documents sont envoyés à l’organisateur avec le contrat et les parties signataires s’engagent à respecter l’intégralité des besoins mentionnés dans ceux-ci.

La fiche et le devis technique sont préparés par le régisseur technique qui s’occupe de l’artiste en fonction des besoins du spectacle. La fiche et le devis technique sont complémentaires à un plan de scène - dit « plantation » - montrant la disposition des musiciens sur scène, d’un plan des éclairages et des couleurs utilisées, ainsi qu’un plan des branchements des micros et boîtiers.

Permis de travail

Pour travailler en France en vue d’y exercer une activité professionnelle, tout étranger doit être en possession d’une autorisation provisoire de travail (ATP) s’il n’est pas titulaire d’une carte de séjour ou d’une carte de résident. L’Ambassade ou le consulat français de votre région peut vous aider dans le processus de demande de votre type de permis de travail.

Toutes les professions sont concernées y compris celles des arts de la scène tel que les artistes, les techniciens, le personnel administratif, etc. Cette autorisation de travail (ATP) est valable pour un métier déterminé, un employeur déterminé et une zone géographique précise. C’est à l’employeur de s’occuper de faire les démarches auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) qu’il soit établi en France ou à l’étranger.

Dans le cadre d’un séjour inférieur à trois mois, l’autorisation de travail (APT) est gratuite. Les demandes doivent être adressées trois mois au plus tard avant la date de la première représentation. La DIRECCTE dispose de deux mois maximum pour faire connaître leur décision à compter de la date de demande.

Pour une durée maximale d’un an, les artistes interprètes, et eux seuls, peuvent bénéficier de la carte de séjour « profession artistique et culturelle ». Ils doivent fournir à l’administration française un contrat de plus de trois mois avec une structure dont l’activité principale est la création ou l’exploitation d’une œuvre artistique. Cette carte est renouvelable.

Le ministère de la culture et de la communication du gouvernement français a émis un guide pratique afin d’aider à mieux comprendre le guide d’emploi des artistes et techniciens étrangers en France. Nous vous invitons à le consulter pour répondre à toutes vos questions.

Formulaire de détachement

Si vous êtes employeur et que vous envoyez des employés à l'étranger ou si vous êtes travailleur indépendant et offrez des services à l'étranger et que vous cotisez au Régime de pensions du Canada (RPC), les accords internationaux de sécurité sociale peuvent aider votre entreprise.

Tous les salariés peuvent bénéficier des dispositions relatives au détachement. Vous devez en faire la demande à l’Agence du revenu du Canada.

Le certificat d'assujettissement sert de preuve que l'employé, l'employeur ou un travailleur autonome sont sujets à la législation canadienne et qu'ils sont exemptés de contribuer dans le système de sécurité sociale du pays d'accueil avec lequel le Canada a un accord qui est en vigueur.

Le formulaire de demande de certificat est composé de deux parties qui sont encadrées :

  • La première partie doit être complétée et signée par un employeur, un travailleur autonome ou leur représentant légal;
  • La deuxième partie est réservée à l'agent autorisé de l'Agence du revenu du Canada. Veuillez noter que la deuxième partie, une fois remplie et signée, constitue votre certificat d'assujettissement.

Il est recommandé de faire la demande de certificat d'assujettissement bien avant le départ du travailleur à l'étranger.

Visa

Les ressortissants du Canada bénéficient du régime de l’exemption de visas et en sont dispensés pour entrer dans l’espace Schengen pour les séjours de moins de trois mois.

Pour une durée de séjour maximale de six mois, un visa de long séjour temporaire peut être délivré dans le cadre de l’exercice d’une activité artistique. Le titulaire de ce visa est dispensé d’un titre de séjour et des formalités d’enregistrement auprès de l’Office français de l’immigration et de l’intégration l’OFII.

Permis d’importation

Véritable passeport pour les marchandises comprenant tout matériels promotionnels, il a pour objectif d’uniformiser et de simplifier les opérations d’exportation et d’importation temporaire. Il permet d’accomplir une succession d’opérations douanières et d’exonérer de droits ou de taxes les marchandises au moment où elles franchissent les douanes. Le Carnet ATA se substitue aux déclarations nationales normalement exigées lors du franchissement de chaque frontière et dispense de fournir une garantie (caution ou consignation) exigible par les douanes pour toute exportation ou importation temporaire.

  • Le carnet ATA est l’acronyme des termes français et anglais pour « Admission temporaire/Temporary admission ». L’utilisation des carnets remonte à l’adoption de la « Convention douanière sur le carnet ATA pour l’admission temporaire des marchandises » en 1961 par l’Organisation mondiale des douanes dans le but de faciliter le commerce international.

Permis de conduire international

Lors d’un court séjour, il est possible de conduire en France avec un passeport non européen à condition qu’il soit validé par l’ambassade ou le consulat français situé dans votre région. Pour être accepté, votre permis de conduire doit être rédigé en français ou accompagné de sa traduction. Vous pouvez vous référer à l’ambassade ou le consulat français de votre région pour l’obtention d’un permis international ou l’approbation de votre permis canadien.

Assurances internationales

Protection sociale

La France a signé une convention bilatérale de Sécurité Sociale avec le Canada, c’est-à-dire qu’elle s’est mise en accords pour statuer en matière de protection sociale : la loi sociale applicable, les modes de prises en charge des soins médicaux et le versement des prestations.

Dans le cadre de cette convention, les artistes et les techniciens embauchés par un employeur en France pour y effectuer un travail déterminé, ne sont pas assujettis au régime de sécurité sociale du pays du lieu de travail, et demeurent soumis au régime de sécurité sociale de leur pays d’origine pour une durée de l’embauche n'excédant pas trois ans, y compris la durée des congés. Le mot clé de cette définition est « détachement » ce qui veut dire que votre pays d’origine vous reconnait malgré votre embauche temporaire dans un autre pays.

Plus spécifiquement, si l’artiste est embauché par un employeur pour effectuer son travail et qu’il a fait l’objet d’un détachement, il reste assujetti au régime social de son pays d’origine. En cas d’accident du travail, l’artiste est donc assuré.

Assurance rapatriement

Cette assurance non-obligatoire mais fortement recommandée, permet d'être rapatrié dans son pays d'origine en cas d'accident, de maladie ou de décès. Cette assurance peut être achetée auprès de votre compagnie d’assurance ou soit incluse dans votre assurance voyage de votre billet d’avion.

Assurances canadiennes

Le ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l’Ontario assurera une protection continue de l’Assurance-santé lors d’un séjour à l’extérieur du Canada inférieur à 212 jours au cours d’une période de 12 mois consécutifs. Par contre, ayant droit à certaines prestations , il est vivement conseillé de souscrire une assurance complémentaire chaque fois que vous quittez le Canada.

Puisque chaque compagnie d'assurance a différentes approches pour la couverture des états de santé antérieurs, il est essentiel de lire et de comprendre les couvertures, les exclusions, les restrictions, l'admissibilité et, surtout, les états de santé préexistants et les clauses reliées à un état de santé stable.

Passeport

Passeport Canada est en constante renouvellement de leur exigences à l’obtention d’un passeport ou d’un renouvellement. Nous vous encourageons à consulter le site Web de Passeport Canada pour plus de détails concernant les formulaires interactifs , les changements importants des lois , les droits à acquitter ainsi que les étapes à suivre pour vols ou perte d’un passeport.

Dossier médical

  • Il est nécessaire de transmettre à votre assurance complémentaire votre dossier médical en cas d’urgences médicales inattendues pouvant survenir lors d’un voyage à l’étranger.
  • Prenez votre temps quand vous remplissez le questionnaire médical de la police d'assurance voyage. Si vous avez des questions, communiquez avec la compagnie d'assurance émettrice pour des éclaircissements et n'hésitez pas à demander à votre médecin de l'aide ou l'accès à votre dossier médical.

Hébergement pendant la tournée

De façon générale, l’organisateur de l’événement prend en charge l’hébergement de l’équipe artistique et technique le soir du concert en fonction des besoins précisés dans la fiche et le devis technique et/ou le contrat. Il est important d’y insérer le nombre de chambres, la catégorie de l’hôtel que vous désirez ainsi que le type de chambre (simple ou double).

Il a également à sa charge les petits déjeuners le lendemain matin suivant votre concert. De plus, il est généralement d’usage que l’hébergement les jours entourant la prestation soit pris en charge par le producteur. Le tout doit être négocié à la signature de votre contrat.

Mode de transport sur les lieux de la tournée

  • Les différentes possibilités de déplacement
  • Les différents types de déplacements se décident en fonction du nombre de kilomètres entre les dates de chacune des représentations et peuvent être prévus soit en train, en avion, en minibus ou en autobus de tournée.
  • En fonction de la configuration de la tournée, c’est-à-dire, le groupe ou l’artiste se déplaçant seul, avec l’équipement de scène ou seulement les instruments.

Différents scénarios peuvent être suggérés par l’organisateur ou le producteur de la tournée selon la durée, les villes et votre contrat pour la tournée. Voici donc quelques exemples types couramment offerts aux artistes en tournée à l’international:

  • Voyagement par train ou avion;
  • Voyagement par train ou avion avec un véhicule pour les instruments et l’équipement de scène;
  • Voyagement avec deux véhicules;
  • Voyagement par minibus, généralement neuf places, adapté avec un large coffre arrière pour transporter les instruments;
  • Voyagement par autobus de tournée;
  • Voyagement par autobus de tournée avec une remorque ou un camion pour les instruments et l’équipement de scène.


Règlements routiers pertinents par rapport à la taille et au poids du véhicule de tournée.

Il est important de prendre en considération que votre permis international ne vous permet pas de conduire un tel type de transport mais que cette information est pertinente au niveau de la gestion de votre contrat et de votre horaire.

Poids lourds : la circulation des poids lourds (PL) de plus de 6 tonnes de poids total en charge est interdite les dimanches et jours fériés de 6 heures à 22 heures. Des dérogations à titre permanent n’ayant pas à faire l’objet d’une autorisation spéciale sont consenties pour les déplacements des véhicules des entreprises de spectacles. Le transit par Paris des poids lourds est interdit tous les jours sauf dérogations particulières;

Remorque : le permis B (permis de base) permet de tracter de petites remorques jusqu’à 750 kilos de PTAC (poids total avec chargement autorisé en charge). Les conducteurs conduisant des véhicules de plus de 3,5 tonnes ou de plus de 9 places sont soumis à une réglementation spécifique quant à la durée maximale de conduite continue et celle minimale de repos quotidien.

Équipement technique

Location de l’équipement technique

De façon générale, l’organisateur prend en charge les demandes techniques de l’artiste telles que la sonorisation, l’éclairage et l’équipement de scène indiqués dans la fiche et le devis technique. Dans certaines négociations, il est convenu entre le producteur et l’organisateur que l’artiste amène son propre équipement de scène.

Cahier de tournée

Spécifiant les détails logistiques géographiques de la tournée.

Éléments à y intégrer :

  • Bottin de coordonnées;
  • L’horaire général et l’horaire quotidien détaillé;
  • L’horaire de montage et de démontage technique;
  • Un répertoire d’hôtels et de restaurants;
  • Un répertoire médical;
  • Chèques postdatés et enveloppe de remboursement;
  • Copies des contrats et des courriels échangés avec les diffuseurs;
  • Fiches et devis techniques;
  • Copies de l’assurance de l’organisation.

 

Droits de l’artiste en tournée

Les artistes étrangers bénéficient des mêmes droits et conditions de travail et de protection que les salariés français, y compris les dispositions prévues dans les conventions collectives. Il nous est impossible de vous fournir le document actuel de la convention collective car il n’existe aucun lien public accessible sur le Web. Pour y avoir accès, vous devez adhérer à leur syndicat.

Dès la signature du contrat avec l’organisateur, le diffuseur ou le producteur de votre tournée, vous serez considéré salarié français et vous obtiendrez les mêmes conditions de travail. Cette convention collective est un document explicatif entourant tous les aspects de protections et de responsabilités.

Préparation d’un budget de tournée

Détermination du cachet

  • Le producteur ou l’organisateur fixe le prix auquel le spectacle peut se négocier et propose un budget prévisionnel. Ce budget prévisionnel est l’étape déterminante de la construction de la tournée. Le diffuseur ou le producteur doivent prendre en compte tous les postes participants à l’activité, ce qui signifie que le budget prévisionnel se décompose en trois parties principales.
  • Les frais fixes structurels : électricité, chauffage, téléphone, loyer du bureau, le salaire du personnel permanent et le coût de location d’équipement si nécessaire. Le tourneur va affecter à chaque date une part du coût de fonctionnement de l’entreprise;
  • Les frais variables : travail de préparation, de prospection et de promotion qui engendrera des coûts supplémentaires à l’artiste qui part en tournée;
  • Les frais artistiques : dépenses liées à la tenue telle que les salaires des artistes, de l’équipe technique, les frais de transport, la location de matériel technique supplémentaire, la mise à disposition du matériel promotionnel.
  • Lorsque ces dépenses sont budgétisées, on affecte généralement un pourcentage de valeur ajoutée qui va permettre à la structure de développer son activité.
  • Calcul des indemnités forfaitaires

Outre les repas pris en charge directement par les organisateurs, les artistes et les techniciens bénéficient d’un per diem de 18,10 Euros par repas et par personne, compensions versée par le producteur.

Le contrat

Clauses importantes à intégrer

Pour être valide, un contrat d’exclusivité, c’est à dire une convention ou un protocole, doit réunir quatre critères qui déterminent la réalité juridique de l’accord :

 

  • l’existence du consentement mutuel;
  • la capacité juridique à signer;
  • l’existence d’un objet précis et réel dans le contrat, notamment le nombre de dates;
  • la légalité de l’objet du contrat.

 

De plus, il est important de mentionner que tout montant reçu par l’artiste en vertu du contrat signé avec l’organisateur, le producteur ou le diffuseur doit être déclaré au gouvernement d’origine. Le pays d’origine de l’artiste prendra en considération le taux d’imposition du pays d’embauche signataire du contrat. Veuillez noter, que la France a habituellement un taux d’imposition (retenue à la source) de 13% sur tout contrat signé avec un artiste non-résident de la France.

Assurances comprises dans un contrat

L’organisation de spectacles exige du producteur et l’organisateur le respect d’un certain nombre d’obligations et de règles, dont la nécessité d’avoir une assurance.

De manière générale, il revient au producteur et à l’organisateur d’assurer les risques leur incombant pour les dommages causés aux personnes, aux biens et des situations incontrôlables qui mèneraient à la perte financière.

Il est obligatoire que tous se munissent d’une assurance de type « responsabilité civile » qui permet de couvrir les dommages que pourrait causer le personnel dont il a la charge, à un tiers ou matériel. Voici deux mises en situation connue :

Dans le cas où un artiste blesse de manière involontaire un membre du public, le producteur va utiliser son assurance « Responsabilité civile » pour indemniser la victime;

Dans le cas où le régisseur de la salle détruit par une mauvaise manœuvre la guitare d’un musicien, l’organisateur pourra utiliser son assurance « responsabilité civile » pour remplacer le matériel brisé.

L’assurance « tous risques matériels » n’est pas obligatoire mais c’est dans l’intérêt de chacun. Cette assurance couvrira tous les dommages aux biens, matériels confiés ou loués. À noter qu’en cas de dommage sur les instruments de musique, il est de la responsabilité du producteur de prendre en charge la réparation. Il ne pourra pas argumenter que l’instrument ne lui appartient pas et que la réparation doit être à la charge de l’artiste.

L’assurance « risque annulation » n’est pas obligatoire, mais elle permet de couvrir les frais et la perte financière en cas d’annulation de spectacle.

L’assurance assistance, c’est-à-dire le rapatriement et les frais médicaux, est considérée pour les artistes étrangers, non-résidents employés occasionnellement. Il est plus prudent de souscrire à une assurance privée.

Mode de paiement

De nombreux types de paiement s’offrent à vous. Ils présentent tous des niveaux différents de contrainte et de fiabilité, mais permettent la simplicité d’utilisation ainsi que la rapidité d’exécution. De plus, il ne faut pas oublier que tous les paiements effectués seront en EURO et de déclarer ces montants puisqu’ils sont considérés comme des « salaires ». Il est fortement recommandé de vous renseigner auprès de votre banque pour trouver l’option qui vous conviendra le mieux :